BAZA WIEDZY · ZANIM ZAPŁACISZ
Pośrednik przysłał umowę na sprowadzenie auta albo towaru - jak sprawdzić, czy ta firma to na pewno ta firma?
Umowa od pośrednika nie jest dowodem, że pośrednik jest tym, za kogo się podaje. Jest dowodem, że ktoś użył tej nazwy. Zanim wyślesz pieniądze, zestaw trzy rzeczy: nazwę i numer identyfikacyjny z umowy, właściciela konta do przelewu i podmiot, który ma wystawić fakturę. Jeśli to nie jest ten sam podmiot, nie masz jeszcze umowy z firmą - masz umowę z kimś, kto się na nią powołuje. Masz taką umowę na ekranie? Wyślij ją na WhatsApp - sprawdzę ją za 400 zł, odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Nie potrzebujesz do tego nikogo. Potrzebujesz umowy, danych do przelewu i publicznych rejestrów, w których firmy są wpisane: dla jednoosobowych działalności to rejestr przedsiębiorców prowadzony przez ministerstwo, dla spółek rejestr sądowy, a dla rachunków bankowych wykaz podatników prowadzony przez administrację skarbową, nazywany białą listą. Wszystkie trzy są bezpłatne i działają po nazwie albo po numerze identyfikacyjnym.
| Pole na dokumencie | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Nazwa i numer identyfikacyjny w nagłówku umowy | Wpis w rejestrze przedsiębiorców albo w rejestrze sądowym | Pełna nazwa, numer, status (działalność aktywna, nie zawieszona ani w likwidacji) |
| Adres siedziby z umowy | Adres z tego samego wpisu | Ten sam adres; adres „do korespondencji" w innym mieście to pytanie, nie powód do przelewu |
| Numer rachunku do przelewu | Wykaz podatników (biała lista) | Rachunek przypisany do tej firmy, nie do osoby ani do innej spółki |
| Osoba podpisująca umowę | Sposób reprezentacji z rejestru sądowego | Podpisujący jest wpisany jako członek zarządu, wspólnik albo prokurent |
| Podmiot, który wystawi fakturę | Nazwa z nagłówka umowy i właściciel rachunku | Jeden i ten sam podmiot we wszystkich trzech miejscach |
| Telefon i adres e-mail z umowy | Reszta materiałów od pośrednika | Te same dane, ta sama nazwa firmy przy nich |
Dwie rzeczy warto wiedzieć, zanim zaczniesz. Pierwsza: w rejestrze sądowym sprawdzisz nie tylko, czy spółka istnieje, ale też kto ma prawo ją reprezentować, czyli kto może skutecznie podpisać tę umowę. Druga: przelew powyżej 15 tys. zł na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników, może skończyć się odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta. Dlatego wydruk z wykazu z dnia płatności to nie formalność, tylko twój dowód, że sprawdziłeś.
Jeśli pod tą samą nazwą w rejestrze jest więcej niż jedna firma, zapisz numery identyfikacyjne obu i porównaj je z tym z umowy. Nazwa handlowa nie jest unikalna. Numer jest.
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
- Czy firma z umowy faktycznie prowadzi działalność, którą ta umowa opisuje, a nie tylko ma ją wpisaną w rejestrze. Wpis to zgłoszenie, nie potwierdzenie.
- Czy firma z umowy, wystawca faktury i właściciel rachunku to ten sam podmiot wtedy, gdy którykolwiek z nich siedzi za granicą. W chińskich rejestrach firm nazwa po angielsku z wizytówki często nie jest nazwą, pod którą firma jest zarejestrowana, a prawo eksportu jest osobnym wpisem.
- Czy ktoś inny posługuje się tą nazwą, na przykład dawny przedstawiciel albo spółka o zbliżonej nazwie i innym numerze.
- Które zapisy umowy przenoszą ryzyko na ciebie: kto odpowiada za opóźnienie, za różnicę w towarze, za koszty po stronie polskiej.
- Kto według tej umowy złoży zgłoszenie celne i w czyim imieniu. To nie jest szczegół: dłużnikiem celnym jest zgłaszający, a przy przedstawicielstwie pośrednim także osoba, na której rzecz zgłoszenie jest składane. Dłużnikiem bywa również ten, kto dostarczył do zgłoszenia dane i wiedział albo powinien był wiedzieć, że są nieprawdziwe.
- To sprawdzam ja - w 24 h.
Z praktyki
Mechanizm jest zawsze ten sam i nie wymaga żadnego włamania. Ktoś bierze nazwę istniejącej firmy, jej adres i numer identyfikacyjny, wkleja je w nagłówek umowy, a w danych do przelewu podaje własny rachunek. Umowa wygląda poprawnie, bo dane firmy są prawdziwe - nieprawdziwe jest tylko to, czyje jest konto. Pięć minut w rejestrze i w wykazie podatników rozstrzyga, czy te trzy nazwy to jedna firma, czy dwie. Po przelewie nie rozstrzyga już nic.
Źródła
- Rejestry i wykazy do sprawdzenia kontrahenta, reprezentacja spółki, rachunek w wykazie podatników i próg 15 tys. zł przy odpowiedzialności solidarnej: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0093
- Kto jest dłużnikiem celnym przy objęciu towaru procedurą celną, w tym przy przedstawicielstwie pośrednim i przy danych nieprawdziwych w zgłoszeniu: https://www.podatki.gov.pl/informacje-o-cle/podstawowe-informacje-o-cle/zabezpieczenie-i-pobor-naleznosci-celnych-oraz-zwrot-i-umorzenia-naleznosci-celnych/powstanie-dlugu-celnego/
Najczęstsze pytania
Umowa wygląda profesjonalnie, pieczątka, numer, wszystko. To wystarczy?
Nie, bo każdy z tych elementów można przepisać z publicznego wpisu. Wygląd umowy nie mówi nic o tym, kto ją wysłał. Mówią o tym dopiero trzy zestawienia: nazwa z rejestrem, rachunek z wykazem podatników, podpisujący ze sposobem reprezentacji.
Pośrednik mówi, że faktura będzie z innej spółki, bo „tak mają rozliczenia". Normalne?
Zdarza się, ale musi być w umowie, a nie w wiadomości. Jeśli faktura ma pójść z innego podmiotu niż ten z nagłówka, to ten podmiot też sprawdzasz, i to on musi być właścicielem rachunku do przelewu. Bez zapisu w umowie masz dwie firmy i jedną obietnicę.
Konto jest w innym kraju niż siedziba firmy. Uciekać?
Samo to nie jest rozstrzygające, zwłaszcza przy zakupach poza Unią. Rozstrzygające jest to, czy rachunek należy do firmy z umowy i czy zmiana konta pojawiła się dopiero w trakcie korespondencji. Jeśli konto zmieniło się po podpisaniu, przerwij i potwierdź to innym kanałem niż ten, z którego przyszła prośba. Opisałem ten przypadek osobno: dostawca prosi o przelew na inne konto.
Co, jeśli pośrednik to firma z Chin, a nie z Polski?
Wtedy część sprawdzeń robi się inaczej: nazwa rejestrowa jest po chińsku, numer rejestracyjny ma własny format, a prawo eksportu to osobny zakres we wpisie. Papier przysłany przez sprzedawcę sam z siebie nic nie potwierdza. Jak czytać taki dokument, opisałem tu: dostawca przysłał business license.
Sprawdzenie firmy oznacza, że transakcja jest bezpieczna?
Nie. Sprawdzenie pokazuje, co wynika z dokumentów przed przelewem: czy podmioty się zgadzają, kto podpisuje, kto będzie zgłaszającym i które zapisy przenoszą ryzyko na ciebie. Tego, co zrobi druga strona po przelewie, nie przewidzi żaden rejestr. Dlatego sprawdzenie ma sens przed, nie po.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
400 zł brutto za jedną umowę albo proformę i jedną pozycję. Odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot. W raporcie dostajesz zestawienie podmiotów z umowy, rachunku i faktury, sposób reprezentacji, zapisy, które przenoszą na ciebie ryzyko, oraz ustalenie, kto według tej umowy będzie zgłaszającym i dłużnikiem celnym.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.