BAZA WIEDZY · ZANIM ZAPŁACISZ
Proforma milczy o reklamacji i zwrocie - co dopisać, zanim zapłacisz, żeby wadliwa partia nie była tylko twoim problemem
Proforma z Chin prawie zawsze mówi, co masz zapłacić i kiedy. Prawie nigdy nie mówi, co się dzieje, jeśli towar przyjedzie inny, niż był opisany. To nie jest przypadek ani przeoczenie - dokument pisze sprzedawca i pisze go pod siebie. Cztery zapisy, które przenoszą część tego ryzyka z powrotem na dostawcę, dopisuje się przed przelewem, bo po rozpakowaniu palety masz już tylko prośbę. Masz taką proformę na ekranie? Wyślij ją na WhatsApp - sprawdzę ją za 400 zł, odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Weź proformę, ustalenia z czatu i opis próbki, którą zatwierdziłeś. Szukasz czterech zapisów. Każdy z nich albo jest, albo go nie ma - to sprawdzenie na minutę, nie na wieczór.
| Zapis w proformie | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Co się dzieje, gdy partia odbiega od opisu | Opis towaru i zatwierdzona próbka | Konkretny skutek: wymiana, uzupełnienie brakującej części partii albo obniżenie ceny. „Quality guaranteed" nie jest skutkiem, jest zapewnieniem |
| Kontrola przed wysyłką | Harmonogram płatności | Zapis, kto kontroluje towar przed wysyłką, kto to płaci i co się dzieje, gdy kontrola wypadnie źle. Najmocniej działa wtedy, gdy większa część ceny jest jeszcze niezapłacona |
| Termin i forma zgłoszenia wady | Przewidywana data przyjścia towaru | Liczba dni od dostawy na zgłoszenie oraz forma: mail na adres firmowy, zdjęcia, numer partii. Zgłoszenie na czacie prywatnym nie jest formą |
| Wymiana w kolejnej dostawie | Twój plan zamówień | Zgoda na doliczenie wymiany do następnej wysyłki. To często jedyne rozwiązanie, które dostawca naprawdę wykona |
Jeśli próbka była dobra, a chcesz, żeby partia jej odpowiadała, osobno rozpisałem, jak opisać towar w proformie: próbka była dobra, a partia. Przy większych zamówieniach te zapisy przenosi się do umowy - lista pól jest w artykule o kontrakcie z producentem z Chin.
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
Dwóch rzeczy nie ocenisz, patrząc tylko na własny plik:
- Czy te zapisy da się wyegzekwować u tego konkretnego dostawcy. To zależy od tego, kim on jest: producentem, firmą handlową czy pośrednikiem, jak wygląda jego licencja i czy osoba, z którą piszesz, reprezentuje firmę z proformy. Zapis o wymianie partii u firmy, która tylko odsprzedaje cudzy towar, znaczy coś innego niż ten sam zapis u fabryki.
- Co dokładnie dopisać i jak to sformułować, żeby nie zginęło w tłumaczeniu. Ustalenia robione po angielsku na czacie bywają rozumiane inaczej po obu stronach, a „we will solve it" nie jest zobowiązaniem. Treść zapisów przygotowuję w wersji, którą dostawca dostaje po chińsku, razem z pytaniami kontrolnymi, na które musi odpowiedzieć konkretnie.
To sprawdzam ja - w 24 h.
Jedno powiem wprost, bo w grupach wraca co tydzień: odsyłanie towaru do Chin po odprawie to osobna i droga sprawa, w której koszty transportu i formalności zwykle przewyższają wartość wadliwej partii. Ta usługa tego nie obejmuje i nie znajdziesz tu obietnic na ten temat. Dlatego cała robota jest przed przelewem, a najmocniejszy zapis to ten o kontroli przed wysyłką.
Z praktyki
Mechanizm jest prosty i powtarzalny: dopóki pieniądze są u ciebie, rozmowa o zapisach trwa kwadrans. Gdy towar jest już w Polsce, ta sama rozmowa trwa tygodniami i kończy się ofertą rabatu na następne zamówienie. Dostawca, który zgadza się na kontrolę przed wysyłką i opisany skutek odstępstwa od próbki, zwykle nie ma z tym problemu, bo robi to dla innych klientów. Ten, który zbywa pytanie zapewnieniem o jakości, mówi ci, czego się spodziewać.
Źródła
- Artykuł nie podaje żadnych stawek, kwot ani terminów ustawowych - dotyczy wyłącznie zapisów w dokumencie handlowym, które ustalają strony, a nie przepisów.
- Świadomie nie ma tu też twierdzeń o zwrocie zapłaconego cła i podatku ani o procedurach celnych przy odsyłaniu towaru za granicę. To wymaga sprawdzenia na konkretnych dokumentach i w aktualnych przepisach, a ogólny artykuł nie jest na to miejscem.
Najczęstsze pytania
Dostawca napisał „quality guaranteed". Czy to coś znaczy?
Jako zapewnienie handlowe tyle, ile zaufanie, którym je pokrywasz. Jako zapis - nic, bo nie mówi, co się stanie, gdy jakość nie będzie zgodna z opisem. Poproś o zamianę tego zdania na skutek: wymiana, uzupełnienie partii albo obniżenie ceny, z terminem.
Co jest najmocniejszym zapisem, jeśli mogę wywalczyć tylko jeden?
Kontrola przed wysyłką powiązana z płatnością. Dopóki większa część ceny jest niezapłacona, masz czym rozmawiać; po wysyłce zostaje dobra wola. Przy pierwszej dostawie od nowego dostawcy to zwykle ważniejsze niż sam zapis o reklamacji.
Dostawca zgadza się na wszystko, ale tylko na czacie. Wystarczy?
Nie. Przenieś ustalenia do proformy albo do zamówienia i poproś o wersję z pieczęcią firmy i nazwą zgodną z licencją. Zgoda w rozmowie znika razem z kontem, z którego rozmawiałeś; zapis w dokumencie zostaje.
Towar już jedzie, a widzę po zdjęciach, że coś nie tak. Co teraz?
Udokumentuj wszystko od razu: zdjęcia, numery partii, porównanie z próbką i opisem z proformy, i zgłoś to na firmowy adres mailowy, nie na czacie. Potem rozmawiaj o wymianie przy następnej dostawie, bo to rozwiązanie, które dostawcy faktycznie realizują. Odsyłanie towaru traktuj jako ostatnią i najdroższą opcję.
Czy sprawdzisz jakość towaru u producenta?
Nie. Sprawdzam dokumenty i zapisy, a nie fabrykę, i nie obiecuję, że partia będzie dobra. To, co mogę zrobić, to pokazać, czego w twojej proformie brakuje, i przygotować zapisy, które dają ci reakcję na odstępstwo, zanim wyślesz pieniądze.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
400 zł brutto za jedną proformę i jedną pozycję: przechodzę dokument pole po polu, wypisuję brakujące zapisy o kontroli przed wysyłką, terminie i formie zgłoszenia wady oraz skutkach odstępstwa od próbki, i daję gotową treść do wysłania dostawcy. Odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.