BAZA WIEDZY · DOSTAWCY
Kontrakt z producentem z Chin - które zapisy muszą być na piśmie, zanim wpłacisz zaliczkę?
Umowa z chińską fabryką nie działa jak polisa i nie sprawia, że zaliczka wraca sama. Działa inaczej: porządkuje, co dokładnie kupujesz, kiedy i w jakim stanie, i odbiera drugiej stronie miejsce na „przecież mówiliśmy". Dlatego przed pierwszym przelewem nie chodzi o to, żeby mieć jakikolwiek podpisany dokument, tylko o to, żeby w nim było osiem konkretnych rzeczy. Może to być pełna umowa albo proforma rozbudowana o warunki - liczy się treść, nie nazwa pliku. Zaczynasz współpracę z nową fabryką? Napisz na WhatsApp - znajdę i porównam trzech zweryfikowanych dostawców, którzy twoje wymagania potwierdzą na piśmie, 1 500 zł brutto, komplet w 7 dni roboczych.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Przejdź projekt umowy albo proformę z warunkami punkt po punkcie. Brak wiersza w drugiej kolumnie to nie drobiazg, to miejsce, w którym później nie masz argumentu:
| Zapis w umowie | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Strony: chińska nazwa firmy, numer rejestrowy, pieczęć | Licencja firmy i dane konta do przelewu | Ta sama nazwa w umowie, na pieczęci i jako właściciel konta. Inne konto to inny podmiot, choćby rozmowa toczyła się z tą samą osobą |
| Specyfikacja towaru i opis próbki | Zatwierdzona próbka, zdjęcia, rysunki | Parametry wypisane liczbami i materiałami, z odwołaniem do konkretnej próbki i daty jej zatwierdzenia |
| Warunki płatności | Harmonogram wpłat | Reszta ceny płatna po otrzymaniu kopii dokumentów wysyłkowych, a nie „po wysyłce" na słowo |
| Termin i skutek opóźnienia | Data gotowości towaru | Konkretna data i napisane wprost, co się dzieje przy przesunięciu: kto informuje, w jakim terminie, z jakim skutkiem |
| Kontrola przed wysyłką | Zapis o inspekcji | Prawo do sprawdzenia towaru przed załadunkiem i wskazanie, kto ją robi i kto płaci |
| Opakowanie i oznaczenia | Twoje wymagania na etykietę | Dane importera na etykiecie i opakowanie opisane tak, żeby przeżyło transport morski |
| Wersja językowa i miejsce sporu | Cały dokument | Wskazane, która wersja rozstrzyga i gdzie rozstrzyga się spór. Umowa dwujęzyczna bez tego zdania ma dwie prawdy |
| Warunek dostawy | Proforma | Ten sam trzyliterowy skrót w umowie i w proformie, na przykład FOB czy DDP, czyli dostawa z opłaconym cłem. Dwa różne warunki w dwóch dokumentach to dwa różne rachunki |
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
Trzech rzeczy nie ustalisz z samego pliku, który przyszedł mailem:
- Czy firma z umowy istnieje w chińskim rejestrze przedsiębiorców i czy osoba podpisująca ma prawo ją reprezentować. Rejestr sprawdza się po chińskiej nazwie i numerze rejestrowym, a zakres działalności mówi, czy fabryka w ogóle produkuje to, co sprzedaje.
- Czy te zapisy da się u tego dostawcy wyegzekwować i co warto dopisać po chińsku. Zdanie przetłumaczone dosłownie z polskiego wzoru bywa dla drugiej strony niezrozumiałe albo puste.
- Czy warunki płatności zgadzają się z warunkami dostawy z proformy i kto według tych dokumentów będzie importerem. Dłużnikiem celnym jest zgłaszający, a przy przedstawicielstwie pośrednim także osoba, na której rzecz złożono zgłoszenie - to trzeba wiedzieć przed podpisem, nie po.
To sprawdzam ja - w 24 h.
Z praktyki
Umowa najczęściej przegrywa nie na sądzie, a na jednym niedopasowaniu: nazwa na dokumencie jest inna niż właściciel konta, na które poszła zaliczka. Wtedy nie ma znaczenia, jak dobre są pozostałe zapisy, bo pieniądze trafiły do podmiotu, który niczego nie podpisał. Drugi częsty przypadek to termin bez skutku: data jest, ale nie ma zdania, co się dzieje po jej przekroczeniu, więc opóźnienie o sześć tygodni jest formalnie w porządku. Oba te braki widać w kilka minut, jeśli się ich szuka.
Źródła
- Numer EORI - kto musi go mieć przy przywozie towarów z kraju trzeciego i gdzie składa wniosek: https://puesc.gov.pl/uslugi/eori-uzyskaj-numer-identyfikacyjny-na-potrzeby-importu-i-eksportu-towarow
- Powstanie długu celnego - dłużnikiem jest zgłaszający, a przy przedstawicielstwie pośrednim także osoba, na której rzecz złożono zgłoszenie: https://www.podatki.gov.pl/informacje-o-cle/podstawowe-informacje-o-cle/zabezpieczenie-i-pobor-naleznosci-celnych-oraz-zwrot-i-umorzenia-naleznosci-celnych/powstanie-dlugu-celnego/
- Wiążąca informacja taryfowa - decyzja o klasyfikacji towaru wydawana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wniosek przez portal celny: https://www.podatki.gov.pl/informacje-o-cle/podstawowe-informacje-o-cle/informacje-dla-przedsiebiorcow/wit-wiazaca-informacja-taryfowa
- Artykuł nie zawiera stawek, terminów urzędowych ani wzorów umów - opisuje zapisy, o które prosi się przed zapłatą.
Najczęstsze pytania
Czy przy pierwszym zamówieniu w ogóle potrzebna jest umowa?
Potrzebne są warunki na piśmie. Przy małym zamówieniu wystarczy proforma rozbudowana o specyfikację, termin, warunki płatności i opakowanie. Nazwa dokumentu nie ma znaczenia, znaczenie ma to, czy da się z niego odczytać, co i kiedy dostajesz.
Fabryka przysyła swój wzór umowy. Podpisywać?
Przeczytać i dopisać to, czego w nim nie ma. Wzory od sprzedawcy zwykle są poprawne, tylko milczą tam, gdzie ryzyko jest po stronie kupującego: przy skutku opóźnienia, kontroli przed wysyłką i przy tym, która wersja językowa rozstrzyga.
Czy zapis w umowie sprawi, że odzyskam zaliczkę?
Żaden zapis tego nie zapewnia i nie obiecuję tego. Umowa zmienia coś innego: masz na piśmie, co było ustalone, więc rozmowa o zwrocie, rabacie albo o poprawieniu partii nie opiera się na pamięci.
Po chińsku czy po angielsku?
Najlepiej dwujęzycznie, ze zdaniem, która wersja rozstrzyga. Wersja chińska jest praktyczna, bo czyta ją cała fabryka, nie tylko dział handlowy, a wskazanie wersji rozstrzygającej zamyka spór o tłumaczenie.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
1 500 zł brutto: znajduję i porównuję trzech zweryfikowanych dostawców, którzy pisemnie potwierdzają twoje wymagania, komplet w 7 dni roboczych, każda kolejna pozycja towarowa 600 zł. Jeśli masz już wybraną fabrykę i chodzi o dokumenty do jednej transakcji, sprawdzenie proformy i dostawcy to 400 zł brutto, odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.