BAZA WIEDZY · ZANIM ZAPŁACISZ
Próbka była w porządku - jak zapisać to w proformie, żeby partia była taka sama, zanim wpłacisz 70%?
Próbka, którą trzymasz w ręku, nie zobowiązuje dostawcy do niczego, dopóki nie jest opisana w papierze, który podpisujecie. Dla ciebie to „ten sam towar". Dla fabryki to jedna sztuka zrobiona na warsztacie przez najlepszego pracownika, w czasie, którego przy partii nie będzie. Różnicę zamyka się trzema zapisami w proformie - i trzeba je tam wpisać, zanim pójdzie drugi przelew. Masz taką proformę na ekranie? Wyślij ją na WhatsApp - sprawdzę ją za 400 zł, odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Otwórz proformę i przeczytaj sam opis pozycji. Jeśli brzmi „bicycle helmet, black, 500 pcs", to nie jest opis towaru, tylko opis paczki.
| Pole w proformie | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Opis pozycji | Próbka, którą dostałeś: materiał, gramatura lub grubość, wymiary, kolor według wzornika, wykończenie | Opis ma być na tyle dokładny, żeby ktoś obcy odróżnił twój towar od podobnego; „jak próbka" bez numeru i daty próbki nie wskazuje niczego |
| Numer i data próbki | Przesyłka z próbką, mail albo wiadomość, w której ją zatwierdziłeś | W proformie ma być numer próbki i data zatwierdzenia, najlepiej ze zdjęciem w załączniku do zamówienia; próbkę zachowaj, nieotwartą, do porównania |
| Oznaczenia i etykieta | Zdjęcie etykiety z próbki | Treść etykiety, język, dane, które mają się na niej znaleźć, i miejsce naklejenia - to najczęstszy powód przepakowywania całej partii po przyjeździe |
| Zapis o kontroli przed wysyłką | Harmonogram płatności (zwykle reszta ceny przed wysyłką) | Ma być napisane, kto sprawdza towar przed wysyłką, według jakiej listy i co się dzieje, gdy partia odbiega: poprawa, obniżka czy wstrzymanie wysyłki |
| Co się dzieje przy odchyleniu | Reszta proformy | Sam zapis „quality must be good" nic nie daje; potrzebny jest skutek, który da się wyegzekwować, i termin |
Jeżeli któregoś z tych pól nie ma, dopisz je i odeślij proformę do potwierdzenia przed przelewem. Zmiana opisu po wpłacie 70% to już prośba, nie ustalenie.
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
- Czy zapisy, które dopisałeś, są dla tego dostawcy wykonalne, czy tylko ładnie wyglądają. Fabryka bez odpowiedniego parku maszyn potwierdzi wszystko i dostarczy to, co potrafi.
- Jak te zapisy brzmią po chińsku - i czy strona chińska czyta je tak samo jak ty. Najdroższe nieporozumienia biorą się z tłumaczenia „mniej więcej", nie ze złej woli.
- Czy opis pozycji zgadza się z tym, jak towar będzie opisany w zgłoszeniu celnym; niedokładny opis w proformie wraca przy odprawie jako rozjazd między papierem a zawartością kontenera.
- Czy dokumenty, które będą ci potrzebne do sprzedaży tego towaru w Polsce, dostawca w ogóle jest w stanie wystawić na tę partię - to ustala się przed zaliczką, nie po przyjeździe.
- Czego ta proforma nie mówi o tym, komu płacisz: nazwa wystawcy, właściciel konta, zakres działalności z licencji.
- To sprawdzam ja - w 24 h.
Z praktyki
Schemat wygląda zawsze podobnie. Próbka przychodzi kurierem, jest dobra, kupujący zatwierdza ją w wiadomości słowem „ok" i wpłaca zaliczkę. Proforma opisuje towar jednym zdaniem i ilością. Po dwóch miesiącach przyjeżdża partia, w której materiał jest cieńszy, kolor inny, a etykiety nie ma wcale. Dostawca odpisuje, że dostarczył dokładnie to, co było zamówione - i formalnie ma rację, bo w zamówieniu nie było nic więcej niż nazwa i ilość. Sporu nie ma o czym prowadzić, bo nie ma czego porównać z czym.
Źródła
- Artykuł nie podaje stawek ani terminów urzędowych - opisuje zapisy w dokumencie handlowym przed przelewem.
- Umowy z kontrahentami zagranicznymi - prawidłowe i precyzyjne określenie przedmiotu kontraktu, terminy wykonania, kary umowne na wypadek niedopełnienia warunków transakcji, wybór prawa właściwego i sądu, umowa dwujęzyczna w twoim języku i języku kontrahenta: https://www.biznes.gov.pl/pl/publikacje/2293-zasady-sporzadzania-umow-z-kontrahentami-zagranicznymi
- Weryfikacja kontrahenta - co sprawdzić przed transakcją i jakie sygnały traktować jako ostrzeżenie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0093
- Wiążąca informacja taryfowa (WIT) - decyzja o klasyfikacji towaru wydawana na wniosek, ważna 3 lata, wiążąca dla organów celnych i posiadacza; dokładny opis towaru jest jej podstawą: https://www.podatki.gov.pl/wiazace-informacje-podatkowe-i-celne/wiazaca-informacja-taryfowa-wit/najwazniejsze-informacje-o-wniosku/
- Import towarów spoza Unii - zgłoszenie celne, numer EORI, VAT od importu: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00374
Najczęstsze pytania
Czy warto zamawiać kontrolę towaru przed wysyłką?
Przy pierwszej współpracy i przy większej partii - zwykle tak, bo to jedyny moment, w którym towar jest jeszcze u dostawcy, a ty masz niezapłaconą resztę ceny. Warunek jest jeden: kontrola musi mieć listę punktów wziętą z twojej specyfikacji i z próbki. Kontrola „ogólna" potwierdzi, że skrzynie są pełne.
Dostawca nie chce podpisać zapisu o skutkach odchylenia od próbki. Co to znaczy?
Że wie, czego nie dowiezie. Odmowa na tym etapie jest tańsza niż zgoda na wszystko i partia niezgodna z próbką. Jeśli dostawca proponuje własne brzmienie zapisu, przeczytaj je uważnie: często zmienia skutek z „poprawa albo wstrzymanie wysyłki" na „rozmowa po dostawie".
Zatwierdziłem próbkę w wiadomości. To wystarczy?
To dowód, ale słaby, jeśli w proformie nie ma odwołania do tej próbki. Najprościej nadać próbce numer, wpisać ten numer i datę do proformy, zrobić zdjęcia i zachować drugi egzemplarz próbki u siebie. Wtedy masz co położyć obok partii.
Czy te zapisy załatwiają też wymagania wobec towaru w Polsce?
Nie. Proforma porządkuje to, co uzgodniliście z dostawcą, i daje podstawę do sporu, gdy towar odbiega od ustaleń. Wymagania wobec towaru w Polsce to osobna sprawa: dokumenty, oznaczenia i dane na etykiecie sprawdza się przed zamówieniem, właśnie po to, żeby dopisać je do zamówienia.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
400 zł brutto za jedną proformę i jedną pozycję: sprawdzam opis pozycji, odwołanie do próbki, zapisy o kontroli przed wysyłką i skutkach odchylenia, a także dostawcę i realny koszt wjazdu tej pozycji do Polski. Odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.