BAZA WIEDZY · ZANIM ZAPŁACISZ
Dostałeś proformę z Chin? 7 rzeczy do sprawdzenia, zanim klikniesz „wyślij przelew
Proforma z Chin to nie faktura i nie umowa. To oferta, na podstawie której wysyłasz pieniądze firmie, której nigdy nie widziałeś. Zanim klikniesz „wyślij przelew", porównaj trzy nazwy: firmy na proformie, odbiorcy przelewu i firmy na business license (chińskim odpisie z rejestru firm). Jeśli którakolwiek się różni, zatrzymaj się - tak zaczyna się typowa strata zaliczki. Masz taką proformę na ekranie? Wyślij ją na WhatsApp - sprawdzę ją za 400 zł, odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Otwórz proformę, business license (poproś o nią, jeśli jej nie masz) i dane do przelewu obok siebie. Siedem pól, które muszą się zgadzać:
| Pole na dokumencie | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Nazwa sprzedawcy na proformie | Nazwa firmy na business license | Ta sama firma, litera w literę; nie „grupa", nie „oddział", nie skrót |
| Odbiorca przelewu (beneficiary) | Nazwa sprzedawcy na proformie | Ta sama firma, nie osoba prywatna, nie „inna spółka z grupy" |
| Kraj i nazwa banku | Adres firmy na business license | Bank w tym samym kraju co firma; konto w innym kraju wymaga wyjaśnienia na piśmie |
| Pieczęć firmowa | Nazwa firmy na licencji | Okrągła czerwona pieczęć z nazwą firmy po chińsku; jej brak to sygnał, że dokument nie przeszedł przez firmę |
| Numer i data proformy | Wcześniejsze wersje oferty | Każda zmiana ceny lub ilości ma nowy numer albo nową datę; „ta sama" proforma z inną kwotą to dwa różne dokumenty |
| Warunki płatności | Ustalenia z rozmów | Zapisany podział zaliczki i reszty oraz moment zapłaty reszty (przed wysyłką czy po kopii dokumentów wysyłkowych) |
| Opis towaru, ilość, jednostka | Twoje zamówienie i próbka | Model, materiał, ilość i jednostka (sztuki, kartony, kilogramy) takie, jak zamawiałeś; „zestaw" bez rozpisania to pole do sporu |
Jeśli wszystkie siedem się zgadza, masz dokument, o którym da się rozmawiać. Jeśli nie zgadza się choć jedno, napisz do dostawcy i poproś o poprawioną proformę. Nie płać „na razie na to konto, a resztę wyjaśnimy później".
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
Poza twoim zasięgiem zostaje to, nawet jeśli masz komplet plików:
- Czy firma z proformy naprawdę istnieje pod tą nazwą i czy ma prawo eksportować. Chiński rejestr firm prowadzi tamtejszy urząd nadzoru rynku i działa po chińsku - nazwa angielska z proformy nie jest w nim wpisana, trzeba znać nazwę chińską z licencji. Osobno sprawdza się, czy firma ma rejestrację celną eksportera: fabryka bez niej sprzedaje przez pośrednika, a wtedy na dokumentach pojawia się inna nazwa i inne konto.
- Ile ta pozycja naprawdę będzie cię kosztować w Polsce. Cło, VAT importowy, opłaty terminalu i armatora zależą od towaru, portu i tego, kto jest wpisany jako importer. Proforma pokazuje tylko cenę fabryki.
- To sprawdzam ja - w 24 h.
Z praktyki
Klient dostał wycenę kontenera „ze wszystkim, pod drzwi" na 40 000 zł. Po policzeniu cła, VAT importowego, opłat terminalu i armatora oraz dostawy z portu realny koszt wyniósł 63 570 zł. Różnica 23 570 zł nie była błędem dostawcy - po prostu nikt nie sprawdził, co znaczy „ze wszystkim" po stronie polskiej.
Źródła
- Zgłoszenie celne, numer EORI (numer celny firmy) i termin zapłaty VAT importowego przy odprawie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00374
- Jak urząd ustala wartość celną (cena faktycznie zapłacona plus koszty transportu i ubezpieczenia do granicy UE): https://www.podatki.gov.pl/clo/informacje-dla-przedsiebiorcow/wartosc-celna/wartosc-celna-wprowadzenie/
- Artykuł celowo nie podaje stawek cła ani VAT - zależą od towaru i liczę je dla konkretnej pozycji.
Najczęstsze pytania
Proforma z Chin to już umowa?
Nie. Proforma to oferta z warunkami płatności. Umową staje się dopiero to, co obie strony potwierdzą na piśmie - zwykle podpisana i opieczętowana proforma albo osobny kontrakt. Jeśli w proformie nie ma warunków płatności, terminu produkcji i opisu towaru, po przelewie nie masz na czym się oprzeć.
Dostawca nie chce przysłać business license - to normalne?
Nie. Poważna fabryka wysyła ją w kilka minut, bo prosi o nią każdy zagraniczny klient. Odmowa albo zwlekanie „bo szef jest w podróży" to sygnał, że nazwa na licencji nie zgadza się z nazwą na proformie albo firma nie jest tym, za kogo się podaje.
Nazwa na proformie jest po angielsku, a na licencji po chińsku - jak to porównać?
Sam porównasz tylko numer rejestrowy firmy, jeśli dostawca wpisał go na proformie, oraz adres. Chińską nazwę z licencji trzeba sprawdzić w chińskim rejestrze - to część mojego sprawdzenia.
Czy proforma musi mieć pieczęć?
W Chinach pieczęć firmowa ma większą wagę niż podpis. Proforma bez pieczęci to dokument, który mógł wysłać handlowiec z prywatnej skrzynki, bez wiedzy firmy. Poproś o wersję z pieczęcią - to nic nie kosztuje i od razu widzisz, czy nazwa na pieczęci zgadza się z nazwą na licencji.
Co jeśli proforma wygląda dobrze, a i tak mam wątpliwości?
Zaufaj wątpliwościom. Najczęstsze straty nie biorą się z „podejrzanych" dokumentów, tylko z dokumentów, które wyglądały porządnie, a nikt nie porównał ich z rejestrem i z realnym kosztem dostawy.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
400 zł brutto za jedną proformę i jedną pozycję towaru: dokumenty, dostawca w chińskim rejestrze i realny koszt dostawy do Polski. Odpowiedź w 24 h, raport do 7 dni albo zwrot.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.