BAZA WIEDZY · DOSTAWCY
Dostawca zamilkł po zaliczce albo nie masz żadnego - jak dobrać trzech, którzy potwierdzą wymagania na piśmie, zanim zapłacisz?
Jeśli od zaliczki minęło kilka dni ciszy, masz 48 godzin na trzy ruchy: bank, platforma, firma. Potem szanse na odzyskanie pieniędzy spadają, a rośnie pokusa, żeby „szybko znaleźć kogoś innego" - i powtórzyć ten sam błąd z nowym dostawcą. Cisza po zaliczce prawie nigdy nie jest przypadkiem; zwykle wynika z tego, że dostawca nie był tym, za kogo się podawał, albo nie potwierdził na piśmie tego, co obiecał w rozmowie. Masz taką proformę na ekranie? Napisz na WhatsApp - znajdę i porównam trzech zweryfikowanych dostawców, z pisemnymi potwierdzeniami wymagań, za 1 500 zł brutto, komplet w 7 dni roboczych.
Co sprawdzisz sam w 5 minut
Najpierw ratunek, potem szukanie. W ciągu 48 godzin:
| Co zrobić | Z czym porównać | Co ma się zgadzać |
|---|---|---|
| Zgłoś w banku prośbę o wstrzymanie lub zwrot przelewu | Data i godzina przelewu | Im mniej godzin od przelewu, tym większa szansa; bank potrzebuje numeru transakcji i powodu |
| Otwórz spór na platformie, jeśli płatność szła przez jej system zabezpieczonych płatności | Warunki zamówienia w systemie platformy | Kwota i termin z zamówienia na platformie; płatność „poza systemem" na prośbę handlowca nie jest objęta ochroną |
| Napisz do firmy innym kanałem niż handlowiec | Numer telefonu i adres z business license, nie z podpisu w mailu | Czy firma wie o twoim zamówieniu i o zaliczce; czasem milczy handlowiec, nie firma |
| Zbierz dokumentację | Proforma, potwierdzenie przelewu, cała korespondencja z nagłówkami maili | Komplet w jednym folderze - bez tego bank i platforma nie zaczną sprawy |
| Business license nowego dostawcy (chiński odpis z rejestru firm) | Nazwa, adres, zakres działalności, reprezentant | Zakres działalności obejmuje produkcję lub handel twoim towarem; nazwa zgadza się z proformą i z właścicielem konta |
Ostatni wiersz to początek szukania następnego dostawcy. Licencja to minimum, nie dowód: sam sprawdzisz, czy dokument jest spójny, ale nie to, czy jest prawdziwy i czy firma naprawdę robi twój towar.
Czego nie sprawdzisz bez dokumentów
Wybór dostawcy, który nie zamilknie, to nie „znalezienie fabryki", tylko uzyskanie od trzech firm tego samego, na piśmie, przed pierwszą złotówką:
- Pisemne potwierdzenie twoich wymagań od każdego z trzech dostawców: specyfikacja, materiał, opakowanie, oznaczenia (w tym dane importera na etykiecie), próbki, termin, warunki płatności z zapłatą reszty po kopii dokumentów wysyłkowych. Nie „yes, no problem" na czacie, tylko podpisany i opieczętowany dokument.
- Sprawdzenie każdej z trzech firm w chińskim rejestrze pod chińską nazwą z licencji: czy istnieje, od kiedy, kto ją reprezentuje, czy zakres działalności zgadza się z tym, co sprzedaje, czy jest producentem czy pośrednikiem.
- Tabela porównawcza trzech dostawców w jednym układzie (cena, warunki płatności, termin, co potwierdzili na piśmie, a czego nie) i lista odrzuconych z przyczyną - żeby decyzja była twoja, ale na tych samych danych dla każdego.
- To sprawdzam ja - w 24 h.
Z praktyki
Schemat powtarza się niezależnie od branży: handlowiec odpowiada w minutę, wysyła zdjęcia z „naszej fabryki", zgadza się na wszystko, obniża cenę po pierwszej prośbie. Proforma przychodzi bez pieczęci, z prośbą o zaliczkę „dziś, bo od jutra drożeje surowiec". Po przelewie odpowiedzi przychodzą coraz rzadziej, potem wcale. W rejestrze okazuje się, że firma z proformy ma zakres działalności „handel" i adres w biurowcu, a zdjęcia hali pochodzą od kogoś innego. Wszystko to było do sprawdzenia przed zaliczką - nic po niej.
Źródła
- Artykuł nie zawiera stawek ani terminów urzędowych - opisuje sposób postępowania i sprawdzania dokumentów.
- Kto jest importerem i jakie dokumenty składa się przy odprawie w Polsce (dane dostawcy z proformy i faktury muszą się zgadzać także dla urzędu): https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00374
Najczęstsze pytania
Wpłaciłem zaliczkę, dostawca nie odpisuje od tygodnia - to już stracone?
Niekoniecznie, ale każdy dzień zmniejsza szanse. Bank może jeszcze spróbować cofnąć przelew, platforma może zablokować środki, jeśli płatność szła przez jej system, a firma może po prostu nie wiedzieć, że handlowiec zniknął. Zrób trzy ruchy z tabeli dziś, nie w przyszłym tygodniu.
Jak znaleźć sprawdzonego dostawcę w Chinach bez wyjazdu?
Nie „znaleźć", tylko wybrać spośród kilku, którzy potwierdzili to samo na piśmie. Bez wyjazdu da się sprawdzić rejestr, licencję, zakres działalności, reprezentanta i to, czy firma jest producentem. Nie da się bez dokumentów ocenić jakości - do tego są próbki i kontrola przed załadunkiem, zapisane w potwierdzeniu wymagań.
Czy pośrednik zamiast fabryki to zawsze źle?
Nie. Pośrednik z licencją, własną pieczęcią i pisemnym potwierdzeniem wymagań jest lepszy niż „fabryka", której nie ma w rejestrze. Źle jest wtedy, gdy pośrednik udaje fabrykę - bo wtedy nie wiesz, kto naprawdę robi towar i kto odpowiada za jakość.
Dlaczego trzech dostawców, a nie jeden dobry?
Bo jeden dostawca nie daje punktu odniesienia. Dopiero przy trzech widać, która cena jest zaniżona, który termin nierealny i kto jako jedyny nie chce potwierdzić czegoś na piśmie. Trzech to minimum, żeby decyzja była wyborem, a nie nadzieją.
Ile kosztuje sprawdzenie tego?
1 500 zł brutto za trzech zweryfikowanych dostawców jednej pozycji towaru: sprawdzenie w rejestrze, pisemne potwierdzenia wymagań, tabela porównawcza i lista odrzuconych z przyczyną. Komplet w 7 dni roboczych, każda kolejna pozycja 600 zł.
Przeczytaj też
Masz konkretną przesyłkę albo ofertę i nie wiesz, czy papiery się spinają?
Napisz w jednym zdaniu, co kupujesz i od kogo. Odpisuję w 24 h i mówię, czy jest się czym martwić.
Dzięki za wiadomość!
Odpisuję zwykle w ciągu 24 h. W pilnej sprawie pisz wprost na kontakt@isavio.pl.
Wysyłając formularz wyrażasz zgodę na kontakt w sprawie zapytania. Szczegóły w polityce prywatności.
Ten artykuł opisuje ogólny stan przepisów. Nie zastępuje sprawdzenia konkretnej przesyłki i nie jest poradą podatkową.