Pierwszy import: kto co robi i w jakiej kolejności - co mieć w ręku, zanim zadzwonisz do agencji celnej?

Co sprawdzisz sam w 5 minut

Nie tabelka, tylko oś czasu. Przejdź po niej i zaznacz, na którym kroku jesteś - i co już masz w ręku.

Krok zero - zanim wyślesz jakikolwiek przelew. To jedyny moment, w którym masz pełną kontrolę, bo pieniądze są jeszcze u ciebie.

1. Dostawca: kto to jest, czy istnieje w chińskim rejestrze pod tą nazwą, czy ma prawo eksportu, czy potwierdzi twoje wymagania na piśmie. Nie „ma dobre oceny na platformie", tylko dokumenty.
2. Proforma: cena, warunki dostawy (do jakiego miejsca dostawca odpowiada za towar), warunki płatności, termin, opis towaru, numer i data. To dokument, z którego później powstaje faktura, a z faktury zgłoszenie celne.
3. Formalności po twojej stronie: konto na PUESC (portal celno-skarbowy) i numer EORI (numer identyfikacyjny do cła, potrzebny przy każdej odprawie) - to robisz sam, bez pośrednika, przez internet. Wpis do rejestru BDO (rejestr firm wprowadzających produkty w opakowaniach), jeśli towar przyjeżdża w opakowaniach. Dane importera na etykiecie, jeśli sprzedajesz konsumentom (obowiązek z rozporządzenia o ogólnym bezpieczeństwie produktów, GPSR). Decyzja, jak rozliczysz VAT od importu: w zgłoszeniu celnym czy w deklaracji.

Krok pierwszy - przelew. Dopiero teraz, i tylko na konto firmy z proformy, po sprawdzeniu, że to ta sama firma, co w rejestrze.

Krok drugi - po wysyłce. Spedytor: organizuje drogę, statek albo pociąg, dokumenty przewozowe, dostawę do portu i z portu. Wchodzi wtedy, gdy wiadomo, co, skąd, kiedy i na jakich warunkach jedzie - czyli po kroku zero i po przelewie.

Krok trzeci - przy odprawie. Agencja celna: składa zgłoszenie celne na podstawie faktury, dokumentów przewozowych i twojego numeru EORI. Agencja nie poprawi faktury, nie zmieni dostawcy i nie zdobędzie certyfikatu, którego nie ma.

Co zostaje u ciebie na zawsze: numer EORI, konto na PUESC, decyzja, czy zgłoszenie składa agencja w twoim imieniu czy we własnym, i odpowiedzialność za dane w zgłoszeniu. Tego nie da się „oddać".

Jeśli dzwonisz do agencji celnej z kroku zero, agencja zapyta o fakturę, EORI i dokumenty przewozowe - a ty nie masz jeszcze żadnego z nich. Oś czasu mówi, kiedy kto ma sens.

Czego nie sprawdzisz bez dokumentów

Krok zero to ten, w którym większość osób zaczyna od platformy zakupowej i kończy na zaliczce dla firmy, której nazwy nie potrafi przeczytać. Trzy rzeczy nie zrobią się same:

• Trzech zweryfikowanych dostawców, nie jeden „z polecenia": każdy sprawdzony w chińskim rejestrze (stan, zakres działalności, przedstawiciel prawny, prawo eksportu), każdy z pisemnym potwierdzeniem twoich wymagań - specyfikacja, opakowanie, oznaczenia, dokumenty, terminy - i tabela porównawcza plus lista odrzuconych z podaniem przyczyny. Dopiero z tego wybierasz, komu wysłać pierwszy przelew.
• Formalności za pierwszym razem, kompletnie: EORI zrobisz sam, ale co dopisać do zamówienia, żeby dane importera trafiły na etykietę, jak policzyć masę opakowań do BDO z faktury, jak ustawić rozliczenie VAT od importu i w jakiej kolejności to załatwić, żeby kontener nie czekał - to jedna usługa, nie trzy urzędy.
• Sprawdzenie konkretnej proformy przed przelewem: dokumenty, dostawca, realny koszt dostawy dla tej pozycji.
• To sprawdzam ja - w 24 h.

Z praktyki

Kontener „ze wszystkim, pod drzwi" za 40 000 zł kosztował ostatecznie 63 570 zł. Brakujące 23 570 zł to nie była wina spedytora ani agencji - obaj zrobili swoje. Wycena z kroku zero nie miała rozbicia na fracht, opłaty w porcie, cło, VAT i odprawę, a kupujący nie miał nikogo, kto by o to zapytał, zanim poszedł przelew. Każdy kolejny „zawód" w łańcuchu dostał dokumenty, jakie dostał, i policzył swoje. Sprawdzony przed przelewem kosztowałby tyle samo - ale kupujący wiedziałby to w dniu decyzji, nie odbioru.

Źródła

• Artykuł nie zawiera stawek cła, VAT, frachtu ani cen za odprawę - opisuje kolejność kroków i podział ról.
• Jak importować towary do UE: konto na PUESC, numer EORI (wniosek przez PUESC, numer w ciągu kilku dni), zgłoszenie celne, VAT od importu w zgłoszeniu albo w deklaracji: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00374
• Numer EORI - kto potrzebuje, jak uzyskać przez PUESC: https://puesc.gov.pl/uslugi/eori-uzyskaj-numer-identyfikacyjny-na-potrzeby-importu-i-eksportu-towarow
• Wpis do rejestru BDO dla firm wprowadzających po raz pierwszy na terytorium kraju produkty w opakowaniach: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou170
• Ogólne bezpieczeństwo produktów (GPSR) - obowiązki importera i dane na produkcie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00373
• Jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta: rejestr firm danego kraju, ostrzeżenie przed podszywaniem się pod istniejące firmy: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0093
• Dowód „kontener 40 000 zł vs 63 570 zł": https://isavio.pl/#dowody

Przeczytaj też